Быстро меняющиеся рыночные условия и массовая автоматизация заставляют бизнес искать все новые и новые методы борьбы с конкурентами. Многие компании и предприниматели пытаются повторить успех или, как минимум, раскрыть некую секретную формулу IT-лидеров: Amazon, Google, Facebook, Apple, Microsoft с выручкой, превышающей ВВП отдельно взятых государств. Какие бизнес-практики можно перенять у IT-компания чтобы победить конкурентов. Одна из них – Agile.
Что делает успешные компании успешными?
Мы живем в эпоху цифровой экономики, где на первый план выходят новые информационные продукты и услуги, которые тесно вплетаются во все сферы жизни, следовательно, это и является причиной успеха. Достаточно взглянуть на список Fortune Global 500. На первых местах — WalMart, BP, Toyota Motor, Volkswagen. Только на девятой позиции вы увидите IT-гиганта — компанию Apple. Получается, что не обязательно работать с IT продуктами, чтобы добиться успеха.
Волшебной формулы или «серебряной пули» не существует. Но в действиях всех успешных компаний прослеживаются общие черты и тенденции. Например, гибкость, быстрота реакции и готовность к изменениям; фокус на создании непрерывного потока ценностей; постоянное совершенствование продукта, процессов и команды; короткие циклы поставок, эксперименты для проверки идей на рынке. Про такие компании говорят, что они на пути Agile-трансформации.
Также есть красивый продающий термин бизнес коучей и консультантов, как Business Agility. Business Agility — это способ ведения бизнеса, при котором организация в основу своего существования ставит клиента и добровольно соглашается непрерывно подстраиваться под его изменяющиеся потребности. Готова ли ваша компания на такой шаг? Почему и главное зачем быть гибким?
Как работает Agile?
Очевидно, старая добрая плановая модель с иерархической или матричной структурой изжила себя и уходит на второй план. Ситуация на рынке может измениться в любую секунду и следование изначальному плану будет губительным решением. Вопросы, которые пройдут по цепочке всех отделов и инстанций могут стать неактуальными к моменту согласования.
В ИТ сфере аллегорией плановой экономики соответствует каскадная (waterfall) модель разработки ПО, которая требует чёткой детальной формулировки в требованиях и последовательного перехода на другие стадии без возможности вернуться на предыдущий этап. Ошибка, заложенная в требованиях изначально, становится серьёзной проблемой на этапе разработки, тестирования или внедрения. Также результат, коим является рабочее ПО как продукт, будет виден в самом конце после прохождения всех этапов проекта. Что в таком случае делать, какие есть альтернативы?
Давайте пофантазируем, предположим, к вам пришёл крупный заказчик с многомиллиардным контрактом. Откажетесь ли вы от такого заказчика, который при этом скажет: «Я готов платить хорошие деньги, но хочу видеть результат сразу; у меня нет требований, но есть общая концепция». Можно ли браться за такой проект? Может показаться, что исполнение такого проекта — утопичное занятие с заранее известным печальным концом. Это не так, если вы не знакомы с Agile. Кроме того, Agile дает вам возможность законно получить от этого сладкого пирога хоть кусочек, даже если через пару спринтов заказчик скажет, что его стартап неактуален и он останавливает проект.
Agile практики позволяют нам в условиях неопределённости итеративно создавать продукт (Product Increment), постепенно ещё наращивая до финального состояния. К концу итерации (Sprint) равной, например, 2 недели, у вас будет готовый рабочий прототип с базовым набором, который вы сможете продемонстрировать клиенту и сразу же получить обратную связь. Работа выстраивается таким образом, что всегда в работу берутся наиболее важные задачи (User Story) для реализации, имеющие наивысший приоритет с точки зрения бизнеса. Если задача становиться неактуальной, она просто убирается из списка задач (Product Backlog) или дорожной карты. Это позволит быстро проверить ключевую концепцию, пересмотреть стратегию и оперативно поставлять продукт / услуги, отвечающие современным реалиям быстро меняющегося мира. Использование доски задач со статусами (Kanban доска) позволяет визуализировать текущее состояние дел и перемещать задачи из исходного состояния в состояние «готово». Для этого могут используются как онлайн инструменты Kanban досок (Trello, Jira Agile, TFS и пр), так используются и физические доски, c расчерченными колонками статусов (например, «что сделать», «в работе», «проверено», “готово” и пр.) и стикерами с названием задач, оценкой и именем исполнителя.
Поэтому неудивительно, что сейчас идёт 3-я волна интереса и переосмысления Agile, Lean, Kanban, Scrum, Scrumbun подходов, взявшие свои истоки на производстве Toyota, получившие развитие в ИТ и уверенно (но не всегда успешно) проникающие в более консервативные сферы бизнеса, в том числе и в государственное управление и юридические услуги.
В чём ценность Agile?
Agile больше про мышление и культуру, нежели про прикладные методики, хотя и их есть достаточное количество и подмножество различных фреймворков. Но суть и красота Agile в простоте. Если коротко, то основные ценности Agile сформированы независимыми ИТ специалистами в феврале 2001 года и отражены в Agile манифесте, состоящем из 4 ключевых идей и 12 принципов, сам текст переведён на более 50 языков.
Итак, выделяются следующие Agile ценности:
- люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов
Позвольте команде самоорганизоваться и решать рабочие вопросы на месте, общаясь друг с другом. Никто в команде не любит микроменеджмент и излишнюю бюрократию.
2 работающий продукт важнее документации
Лучше сделать, чем говорить или писать о том, что нужно сделать. Когда вы делаете небольшой кусочек работы и показываете результат, вы раньше поймёте работает это или нет. Экспериментируйте, наступайте на грабли, но исправляйтесь в следующий раз (проводите регулярно ретроспективный анализ с командой).
3 сотрудничество с заказчиком важнее соблюдения условий контракта
Оставайтесь на связи со своими клиентами. Дайте им то, что им нужно и то, что они хотят. Предложите готовое рабочее решение, а не просто исполнение контракта по обязательствам. Заказчик должен стать частью команды.
4 готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.
Всё быстро меняется, давайте будем гибкими. Хотя становиться гибким может быть уже поздно. Отслеживать изменения удобно в ходе регулярного обзора списка задач и «чистки» устаревших неактуальных задач (Backlog grooming). Пересматривайте приоритеты с Заказчиком, приоритеты не статичны — в следующей итерации приоритеты на задачи могут измениться.
Следует отметить, что Agile манифест отнюдь не отрицает важности инструментов, процессов, планов, документации и пр (куда же без них!), скорее расставляет приоритеты, нацеленные на получение качественного оперативного результата, что в конечном счёте позволяет бизнесу заниматься бизнесом.
Где используется Agile кроме сферы ИТ?
В теории использование Agile звучит хорошо, а что на практике? Давайте рассмотрим некоторые примеры использования Agile практик не из области ИТ-компаний.
— Амансио Ортега Гоана, владелец крупнейшего в мире розничного ритейлера модной одежды Inditex, включающего такие собственные бренды как Zara, Zara Home, Bershka, Stradivarius, Oysho и др. активно применяет agile-подходы почти во всех своих компаниях. Постоянные эксперименты для проверок гипотез, быстрый ввод нового продукта с коротким циклом выхода на рынок (Time to Market) и быстрая обратная связь от клиентов позволяют Zara выпускать до 40 коллекций в год, по сравнению с другими брендами с 4 — 8 коллекциями.
— Компания Air Methods (основатель Рой Морган, более 6000 сотрудников), специализирующаяся на оказании скорой медицинский помощи с использованием авиа-траспорта, столкнулась с проблемой обучения персонала и не понимала сколько времени и сил понадобится для создания тренингов и обучающих проектов.
Тренеры пришли к Agile-практике, в частности к Scrum фреймворку, с использованием доски задач (инструмент Trello), управлением бэклогом и расстановке приоритетов. На доску собирались задачи от заинтересованных лиц, каждой задаче присваивалась категория: “зеленые” задачи, наиболее важные, — можно выполнять сейчас; “красные” попадают в очередь. Регулярно по мере решения «зелёных» задач команда и заинтересованные лица собирались для определения новых приоритетов и дискуссий.
— Государственный Норвежский пенсионный фонд с 2008 по 2011 осуществил крупномасштабный проект-программу для внутренних нужд, где было задействовано 12 Scrum команд, в разное время количество участников достигало от 80 до 180+ человек. Естественно, без поддержки топ-менеджмента этот проект вряд ли удалось претворить в жизнь.
Неплохо зарекомендовали техники Agile в мелком и среднем бизнесе: в рекрутинговых компаниях, ритейле и коммерции, ресторанном и гостиничным бизнесе, компаниях по организации событий, выставок и пр.
Agile ближе, чем вам кажется. Не поверите, но ЖЭС также использует практики Agile с ежедневными планерками и возможностью повысить приоритет задач, если заказчик уж очень настаивает. Некоторые официанты до сих пор записывают в блокноты заказы и на кухне приклеивают скотчем листики в порядке очереди для приготовления блюд поваром.
Почему Agile не всегда работает?
Ещё раз хочу заметить, что Agile — не панацея. Многие компании после нескольких попыток внедрения с привлечением опытных Agile-менеджеров и коучей, так и не смогли принять Agile по разным причинам: дорогое внедрение и обучение, требуется пересмотр всех процессов, отсутствие квалифицированных специалистов, нет понимания целей внедрения или внедрение Agile на отдельном участке бизнес-процесса, боязнь делать ошибки и эксперименты, недостаточная заинтересованность и отсутствие мотивации, нет доверия к сотрудникам для делегации полномочий, жёсткая иерархическая структура компании и излишне бюрократизированные процессы, психологическое сопротивление всем новшествам и изменениями и мн. др.
Также Agile не стоит использовать в проектах, связанные с высокой степенью вероятности возникновения рисков, влияющие на жизнедеятельность населения (разработка систем жизнеобеспечения, в аэрокосмической отрасли, атомная энергетика и так далее).
Поэтому стоит несколько раз подумать и основательно изучить вопрос, прежде чем внедрять Business Agility в вашу компанию.
Как использовать Agile в повседневной жизни?
Напоследок поделюсь лайфхаком: некоторые элементы Agile могут пригодится и в повседневной жизни, например, в условном проекте под названием «отметить Новый Год»:
- планируем спринт и ранжируем задачи. составляем простой TO-DO список задач, более важные помещаем вверху списка (сходить в баню; купить шампанское и продукты; позвать на праздник Васю, Веру, Надю, Любу; поздравить родственников; приготовить оливье; поставить ёлку и пр.)
Переносим список задач на стикеры, указываем имена друзей. Используем kanban доску, разлинеенную тетрадь или просто стену с колонками-статусами («Не сделано», «Кто-то что-то делает», «Готово»), приклеиваем наши стикеры.
- проводим ежедневный Scrum или краткие статус совещания с командой: что сделал вчера, что планирую сегодня, есть ли какие проблемы (в нашем случае Новогоднего чата в мессенджере будет достаточно).
В ходе самого спринта (до нового года аж 2 недели!) смотрим на доску, перемещаем стикеры-задачи по мере продвижения дел (Девчата хороши, а Вася ничего так и не сделал! Придётся назначить другого и озадачить Надю покупкой мандаринов и табуретки).
- проводим демонстрация и обзор спринта (всё вроде готово, как планировали: все у круглого стола переговоров и телевизора, ёлка и гости наряжены; посуда, оливье, нарезка, шампанское и — всё на месте; бой курантов; постойте, кого-то не хватает… похоже, что Васю забыли в машине).
- ретроспектива (проводим встречу и душевные разговоры с командой 1 января. Вася почему-то не совсем доволен, надо разобраться).
- де-жавю или планирование нового спринта-2 (думаем, как отмечать Старый Новый год снова у Васи дома).
И в заключение добавлю: не бойтесь внедрять Agile, бойтесь не внедрять Agile.
