Тендеры и стратегическое партнерство: как закупаться выгоднее

0
Альфа-Банк (CPS) KZ API

На первый взгляд, идея сделать ставку на одного партнера кажется рискованной и спорной. Возможны ли стратегические альянсы в реалиях российской экономики? Как создать условия, при которых можно закупаться выгоднее.

В повседневной жизни каждый из нас принимает множество решений о покупке. Квартира, автомобиль, хлеб, детская игрушка. Представьте, что все эти вещи вы покупаете одинаково. Запись на просмотр хлеба… Тест-драйв игрушки… Не происходит ли то же самое при тотальном использовании конкурсных процедур для всех категорий закупаемых товаров?

Для крупностоимостной закупки конкурсная процедура оправдана. Тендерный комитет может тщательно отобрать участников, присвоить разный вес тому или иному критерию и выбрать лучшее предложение.

Когда речь идет о сравнительно небольших лотах (т.н. “малоценка”), например, на электротехническую продукцию, тендер приводит скорее к  дополнительным издержкам на договорную работу и коммуникации. 

Выбор маленький, риски большие

Компания или ее филиал публикует очередную процедуру на 30-50-100 тысяч рублей, порой со случайным набором товаров. На такой небольшой объем приходит несколько небольших компаний, для которых это всего лишь проходная сделка. Им нет смысла глубоко погружаться в нужды клиента, обеспечивать высококлассный сервис и успевать привести заказ вовремя.

При этом объем нагрузки на персонал при низкостоимостной закупке почти такой же, как и при крупной: нужно сформировать состав заявки, пригласить участников, сыграть процедуру, запустить согласование договора со службой безопасности, законтрактоваться, провести процедуру мониторинга поставки со всеми соответствующими действиями по обновлению статуса (обменом письмами). Электронная торговая площадка дает здесь сомнительную экономию трудозатрат, не меняя самой сути процесса. 

С точки зрения закупочной аналитики такие сделки дают любопытный разброс по ценам на один и тот же товар. Для одного из наших клиентов — крупного металлургического холдинга — разница составила по месяцам — 182 %, по регионам — 436 %.

Получается, что ценовая конкуренция, которая призвана держать поставщиков в тонусе, для тендера с небольшим бюджетом охватывает лишь узкий сегмент мелких реселлеров. 

Закупаться выгоднее: поставщик надолго и всерьез

На смену многочисленных мелких процедур приходит выбор долгосрочного стратегического партнера, чтобы на выходе получить единый консолидированный договор. Такой договор становится основанием для получения существенно более выгодных коммерческих условий и кратного снижения трудоемкости закупок.

Оценка поставщика должна включать не только цену.

Учесть нужно целый ряд факторов: 

  • портфель брендов дистрибьютора, позиции и статусы по ним;
  • его география присутствия, логистическое плечо между ближайшим складом и вашими объектами;
  • отраслевая экспертиза, техническая поддержка, референс-лист;
  • коммерческие условия (цена, отсрочка платежа, срок поставки и т.д);
  • ресурсы для ИТ интеграции.

Если эти критерии сбалансировать, то по результатам вполне можно выбрать оптимального партнера. Кроме того, можно  отказаться от предоплат и получить отсрочку платежа. 

Специалисты аутсорсинговой компании, которая отвечает за закупки в ПАО «Мегафон», смогли унифицировать номенклатуру и передать уполномоченным сотрудникам права на согласование заказа по согласованному товарному периметру и с использованием аналогов. Благодаря консолидации потребности компания получает единую цену на все закупки независимо от их объема. В настоящее время на модель консолидированного договора переходят дочерние структуры, подрядчики и другие аффилированные бизнес-единицы «Мегафона»

Тендеры и стратегическое партнерство: как закупаться выгоднее

Формула доверия: спросите у рынка

Любой закупщик скажет, что поставщик попробует в течение срока действия договора манипулировать ценами. Для такой модели взаимодействия нужен надежный и простой контроль, на который не нужно тратить много ресурсов, иначе игра не стоит свеч.

Этим инструментом является онлайн каталог, который поддерживается напрямую компаниями-производителями. Бренды сами регулярно актуализируют не только данные о товарах, но и свои публичные тарифы. Поэтому рядом с индивидуальной ценой клиента на каждый товар стоит публичный тариф и размер скидки от него. Это позволяет обеспечить  прозрачное и доступное для контроля ценообразование на каждую позицию. 

Публичный тариф (public price) — это единая по рынку цифра, она может меняться, но формула, по которой считается цена клиента, остается неизменной. Именно формулу цены по отдельным товарным группам и брендам мы фиксируем с клиентом в консолидированном договоре. Точность и актуальность данных гарантируется совместными действиями нескольких сотен участников рынка, это распределенная система, где невозможны злоупотребления в отношении отдельного клиента. Ведь при желании те же тарифы (прайс-листы) можно скачать с оригинальных сайтов производителей и убедиться в их полном соответствии.

Трансформация подождет?

Само по себе наличие одного поставщика лишь частично решает проблему трудоемкости закупок. Если процесс остается традиционным (из цеха прислали заявку, закупщик переслал поставщику, поставщик предложил замену) — все будет происходить не намного быстрее, чем с тендерами. 

Но далеко не многие компании в России успешно автоматизировали свои закупки на этапах от заявки до заказа и от заказа до оплаты. Чаще всего заказ  формируется и обсуждается вне корпоративной системы, а номенклатурный справочник содержит дубли и снятые с производства позиции. Разговоры о цифровой трансформации на фоне этих рутинных проблем не выглядят реалистичными. 

Мониторинг сторонних ИТ решений приводит к выводу, что они не учитывают в специфику закупаемого оборудования и закупочные процедуры конкретной компании. Но даже если найти подходящее решение, компанию ждут расходы на консалтинг, доработки, покупку серверов и лицензий. И в результате всего этого номенклатурный справочник останется без изменений.

Быстрые закупки без инвестиций в ИТ

Правда в том, что автоматизацию закупок по целому ряду категорий можно внедрить уже сейчас и по-настоящему бесплатно. Крупные отраслевые игроки делают эту работу за клиента. Цифровые сервисы позволяют выбрать и заказать товары, согласовать полученный заказ внутри компании и получить документы в рамках электронного документооборота. 

Если мы объединяем консолидированный договор и формулу цены с возможностями цифрового сервиса закупок, процесс становится быстрым, потому что его можно делегировать. Когда в цеху кончится кабель, его будет заказывать не закупщик, а мастер, когда в офисе понадобится заменить лампы, их будет заказывать электрик. Продолжая аналогию с бытовыми покупками, это можно проиллюстрировать так: вы не пошлете сына-школьника покупать квартиру, но он вполне может купить себе карандаши. Он даже лучше знает, какие. 

Тендеры и стратегическое партнерство: как закупаться выгоднее

По такой модели работает нефтехимический холдинг СИБУР. Интегрировав цифровой сервис iPRO в собственную IT инфрастуктуру на основе продуктов SAP, компания смогла сократить сроки поставки более, чем втрое, и снизить трудоемкость закупок по категории в 18 раз. На отдельных товарных группах холдинг получил экономический эффект от внедрения новой категорийной стратегии до 50 %. Из процесса ушел целый ряд трудозатратных процедур технических согласований, запросов документации и т.д. По итогам проекта СИБУР признан победителем ежегодной премии «Лидер конкурентных закупок».

После прохождения заказа — от инициации до приема — вы можете отследить все действия сотрудников: инициатора, согласующего и т.д. Используя нашу аналогию, вы будете знать, что сын купил именно карандаши, что их одобрила бабушка, когда именно это произошло и можно ли было после этого успеть сделать домашнее задание по черчению. 

Холдинги внедрили, остальные компании на подходе

У крупного бизнеса уже сложилось понимание, что зрелые закупки — это закупки, которые движутся от транзакций к стратегическому партнерству. Сегодня модель консолидированных закупок адаптирована и для среднего бизнеса. Застройщики и генподрядчики, производственные предприятия, а также управляющие компании, сопровождающие жилые, социальные и другие объекты, получают возможность сделать быстрый рывок в цифровизации закупок, не инвестируя в ИТ среду, используя готовое решение. 

Контроль и прозрачность цифрового сервиса позволяют “перепрыгнуть” через несколько ступеней в построении современных закупок и получить конкурентное преимущество. 

Григорий Дугин
Skillbox
Share.

About Author

Компания входит в топ 200 крупнейших компаний России. Ежемесячно ЭТМ обслуживает 170 тысяч клиентов в более ста городах страны. Среди ключевых — холдинг «Сибур», «Мегафон», ЛСР, ПИК.

Leave A Reply

Перейти к верхней панели