Инспекторы ФНС запросили счет-фактуру по конкретной сделке? В ходе камеральной проверки обнаружились неточности в декларации? Срочно нужен прошлогодний договор с контрагентом для ответа в суде? Каждый бухгалтер хотя бы однажды сталкивался с подобными ситуациями. Искать документы в коробках, шкафах и почте — это реальная боль финансового специалиста. А бизнес при этом теряет не только время квалифицированного сотрудника, но и рискует получить штрафы от ФНС. Рассказываем, как организовать в своей компании грамотное хранение первичных документов и наладить управление договорами.
Какие проблемы бывают у компании, в которой нет единого архива документов
Большую часть данных бухгалтерии, в особенности первичку, нужно хранить в течение 5 лет. Некоторую информацию, например, годовую финансовую отчетность, следует передавать в долговременный архив организации. В связи с этим возникают сложности:
- Поиск бухгалтерских документов занимает часы или дни. Непоследовательная система наименований, разные форматы (сканы, фото, бумажные копии), хранение в личных папках сотрудников — всё это тормозит закрытие периодов и создает постоянный стресс при проверках.
- Есть риск потери данных. Бумажные акты теряются, сканы плохого качества не различить, а в случае пожара или затопления информацию можно потерять безвозвратно.
- Сложно организовать доступ для определенного круга лиц, чтобы обеспечить конфиденциальность. И наоборот, бухгалтеру невозможно оперативно найти типовой документ, когда договоры хранятся у менеджера.
- Несколько версий договора несут риск предъявить недостоверные данные налоговой. Когда нет контроля изменений, единой истории правок и подписей — трудно доказать, какая версия действительна.
Что такое единый архив документов
Законодательство разрешает переводить в цифру до 90% видов документов и ФНС постоянно расширяет этот список. Поэтому логичное решение — организовать электронный архив для бухгалтера, который обеспечит мгновенный доступ к информации, сохранит юридическую значимость данных и ускорит внутренние процессы.
Единый архив документов — это централизованная система управления договорами и другими бумагами, которая облегчает хранение и поиск информации. Чем поможет цифровой архив договоров, актов и счетов бухгалтерскому отделу?
- Экономить время и силы специалиста на заведение документов. Искусственный интеллект извлечет реквизиты, классифицирует по типам и рассортирует в необходимые папки. При массовом поступлении сканов это сокращает вероятность ошибок из-за человеческого фактора и экономит время бухгалтера на более сложные вещи.
- Хранить все данные в одном месте. Цифровая информация остается в сохранности, несмотря на внешние обстоятельства, а также сокращаются траты на печать и аренду помещений для архива.
- Искать информацию для проверок за секунды и избегать штрафов. Договоры привязаны к актам и счетам. Это облегчает поиск сопровождающих документов. Кроме того, найти данные можно по тексту или любому признаку: контрагент, номер, дата начала/окончания, вид услуги, ответственный.
- Настраивать ограниченный доступ к ряду документов. Конфиденциальность обеспечивается назначением ролей, а в журнале действий отражаются изменения и пользователь, который их совершал.
- Обеспечивать юридическую силу документа на тот срок, который необходим для хранения определенной информации. Когда этот срок заканчивается, данные уничтожаются с соблюдением архивного законодательства.
Как настроить управление договорами и первичкой в своей компании
Внедрить электронный архива для бухгалтера — это не только про «оцифровку папок», но и про безопасность, соответствие требованиям и экономию ресурсов. Грамотно выстроенное внедрение электронного архива сделает работу финансового отдела прозрачнее и эффективнее.
Шаг 1. Определить цели и требования. Не стоит сканировать все бумаги сразу, лучше начать с процессов, где есть слабые места.
Шаг 2. Продумать структуру архива. Необходимо определить, как документы будут попадать в архив, какие права будут у пользователей, каким образом будет происходить согласование. Изменения потребуется закрепить в приказах компании.
Шаг 3. Выбрать надежного вендора. Стоит обратить внимание на продукты, которые имеют возможности искусственного интеллекта, соответствуют требованиям безопасности, совместимы с существующими в компании системами.
Шаг 4. Уделить внимание обучению сотрудников. Опытные поставщики ПО предлагают качественное сопровождение, а своевременная поддержка пользователей помогает преодолеть сопротивление персонала изменениям.
Шаг 5. Мониторить результаты. Масштабировать работы лучше поэтапно: сначала протестировать один процесс, исправить ошибки, затем запускать другой. Регулярные улучшения приведут к стабильным итогам.
Единый цифровой архив — инструмент, который поможет управлять рисками и повышать эффективность бухгалтерии, а значит – и всего предприятия. Он позволит экономить время, снижать риски при проверках, делать процессы прозрачными и контролируемыми. Начните с малого, измеряйте результат и масштабируйте решение — тогда проект быстро окупится и снимет основную боль бухгалтерии.
- Суд отказался рассматривать коллективный иск к Роскомнадзору из-за блокировок звонков - 29/12/2025 16:01
- Roblox в России: 5 сигналов, что всё может измениться в январе - 29/12/2025 15:54
- Путин законодательно закрепил кресты на гербе России - 29/12/2025 15:38
