ТОП-10 офисных приложений на каждый день

Сегодня сложно представить работу без применения полезных программ или решений для бизнеса. Мы попросили экспертов рассказать, какие приложения, платформы и сервисы помогают им в работе каждый день. Публикуем ТОП-10 офисных приложений на каждый день в разных областях – от разработки  ПО, до организации стартапов и традиционной офисной работы. 

Молярчук Ольга, руководитель центра ИТ-консалтинга АО «МДТ «ЦИФРА», технологического партнера ГК “РАМАКС”.

1. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) – пользуюсь каждый день для работы с электронными документами
2. Microsoft Outlook – электронная почта, календарь, контакты используются и для работы, и в личных целях, настроены несколько аккаунтов. Веб-версия ощутимо менее удобна
3. Google Chrome – для интернет поиска информации
4. Проводник – для организации файлового хранения
5. Zoom – для проведения совещаний с большим количеством участников
6. WebEx – для проведения совещаний с большим количеством участников, особенно если это зарубежная компания или зарубежный партнер
7. WhatsApp – для общения с коллегами
8. Telegram – для общения с коллегами
9. Skype – для общения с коллегами
10. TeamViewer – с ним системный администратор может оказать мне удаленную помощь

Игорь Дикшев, руководитель компании R-Labs, технологического партнера ГК “РАМАКС”.

1. Офисный пакет – для работы с электронными документами
2. Acrobat Reader DC – для работы с электронными документами
3. Google Chrome – для серфинга в интернете
4. Zoom – для общения с коллегами
5. WhatsApp – для общения с коллегами
6. Telegram – для общения с коллегами
7. Skype – для общения с коллегами
8. Яндекс.Диск – для обмена электронными документами
9. AnyDesk – для подключения к удаленным рабочим столам
10. 7-ZIP – для работы с электронными архивами

Александр Высоцкий – основатель «Visotsky Consulting».

Google Таблицы. Отличное приложение для планирования. Оно позволяет мне легко писать планы не только на день или неделю, но и на более долгий срок. Мне нравится, что у них нет определённой структуры, я могу задавать её сам. Но всё же этот инструмент используется мной для среднесрочного и долгосрочного планирования.

Google Календарь. А вот с краткосрочным планированием на неделю помогает Google Календарь. Буквально всё, что мне нужно сделать, я отмечаю там. К такому же принципу работы я приучаю всех своих сотрудников, ведь это очень удобно. При работе большой группы людей Google Календарь даёт потрясающие результаты: они видят, когда я занят и наоборот. Если необходимо скоординироваться по какому-либо вопросу, не нужно долго договариваться об удобном времени — всё видно в Календаре. А если что-то меняется, то все участники получают уведомление. В отношении Google Календаря у меня есть одно правило: ссылки на все протоколы, отчёты и документы, связанные со встречей, должны быть обязательно прикреплены там.

Google Документы. Отличный сервис от Google с прекрасным функционалом. В чём преимущество перед классическим Word — всегда можно вернуться к старой версии и восстановить информацию, если она была случайно удалена.

Time Doctor. В компании «Visotsky Consulting» мы обязательно фиксируем тайминг. Для этих целей используется программа Time Doctor. Она позволяет сотрудникам понимать, что конкретно они сделали в течение рабочего дня. Также программа помогает чётко платить людям, работающим почасово и попроектно.

Platrum. Эта программа позволяет всем сотрудникам увидеть организационную схему компании, в ней же указаны контакты всех коллег. Также в Platrum есть Информационный центр организации, в котором каждый сотрудник заполняет свои статистики, и База знаний, в которой можно хранить различные таблицы и реестры.

Worksection. В «Visotsky Consulting» используется для внесения задач тактической программы. Некоторые сотрудники пользуются Worksection для недельного планирования.

Zoom. Координации — важный инструмент управления. В моей компании многие сотрудники работают удалённо, но при этом важно сохранять человеческое общение. Zoom прекрасно для этого подходит. Он очень удобен как для координаций отдела, так и всей компании.

Canva. В конце недели и финансового цикла руководители департаментов обязательно готовят презентацию, в которой делятся успехами за прошедшее время. Canva достаточно проста в использовании и интуитивно понятна, поэтому позволит подготовить качественную презентацию за короткий срок.

Adobe Photoshop. Графический контент для сайтов и соцсетей дизайнеры создают с помощью классического Photoshop. Универсальная программа с мощным функционалом, которая отлично синхронизируется с другими сервисами Adobe.

Adobe Premiere Pro. Незаменимый инструмент для монтажёров. Также в Premiere Pro можно осуществлять пост-продакшн.

Дмитрий Голубовский, CEO&Owner Tages Jump.

1. Mattermost Это корпоративный чат, позиционирующий себя как альтернатива известному Slack. Интерфейс построен по принципу каналов, разделенных на виды: публичный – доступен всем желающим, приватный – каналы по приглашению, личный – тет-а-тет переписка (можно небольшой группой). Мне удобно взаимодействовать через Mattermost с большим число разрозненных офисов, сотрудников и клиентов.

2. Telegram | WhatsApp Известные мессенджеры для оперативной связи с внешним миром. С ними я всегда остаюсь на связи, в офисе и вне его, могу оперативно отвечать на вопросы коллег и клиентов, решать текущие проблемы, пересылать файлы.

3. Outlook и Unisender Почтовые сервисы для работы с электронной почтой и рассылками. Использую для рассылок клиентам и официальных писем.

4. MS Exel | Word Офисный пакет, без которого не обходится ни один современный офис. Использую для ведения документации и составления технических заданий, смет и коммерческих предложений.

5.  Power Point | Canva Оба сервиса – для создания презентаций. Использую для составления коммерческих предложений, презентаций для профильных конференций и обучающих материалов под образовательные курсы.

6.  Things В поиске идеального планировщика задач я остановился на Things, поскольку он удобен, логичен и помогает мне фиксировать в моменте все идеи, которые приходят в голову, сортировать задачи, выставлять приоритетность и успевать все, ничего не забывая.

7.  Google Meet | Zoom Приложения для организации онлайн встреч и конференций. Главное отличие – в Zoom можно сделать запись, Meet убрал у себя эту функцию. Использую для встреч с клиентами, партнерами, стендапов с сотрудниками удаленных офисов, интервью с журналистами, собеседований, конференций и вебинаров.

8.  Postman. Postman – инструмент для тестировщиков. Он позволяет получать доступ к данным вашего аккаунта, вносить изменения напрямую через API. С его помощью я решаю самый распространённый тип задач — тестирование API.

9.   Figma Графический онлайн-сервис для разработки интерфейсов и прототипирования с возможностью организации совместной работы в режиме реального времени.

10. 1С управление торговлей. Комплексное решение, которое позволяет обрабатывать и управлять информацией обо всех бизнес-процессах торговой компании в одной информационной системе. Веду с его помощью торговый учет, оплачиваю счета и пр.

Виталий Миняйло, со-основатель и СЕО neurotrack.tech

Телеграм. Использую для внутреннего и быстрого общения с командой, так как важна скорость и оперативность, с чем приложения очень помогает. Есть отдельные папки для удобного общения с командой, партнерами, так как важно не упустить ни одно сообщение.

Асана. Понятный таск-менеджер, который помогает четко ставить задачи и сроки для команды, создавать отдельные проекты и обмениваться документами.

Миро. Онлайн-доска, которую хорошо использовать для совместных брейнштормов (особенно во время работы команды на удаленке) и визуализации своих идей, а также при построении waterfall-моделей.

f.lux. Приложение автоматически подстраивает цвета и яркость дисплея под условия освещения, что очень кстати при постоянной сосредоточенной работе и не отнимает времени на самостоятельное переключение.

Zoom. Здесь, думаю, и так все понятно. Помогает постоянно для регулярных созвонов.

Gmail. Удобный сервис для приема и получения писем, без лишних дополнений.

Google Docs. Есть возможность быстро внести изменения в документ, который сразу увидит вся команда, или задать уточняющий вопрос, без множества сохранений одного и того ж документа и длинных цепочек в почте.

Google Sheets. Здесь точно так же, только с таблицами и диаграммами.

Google Analytics. Помогает отслеживать ситуацию с работой и динамику посещений наших приложений и платформ.

Evernote. Дает возможность оперативно зафиксировать все идеи и сделать пометки, подкрепив их голосовой записью (если прибываю в дороге) или изображением (если увидел интересный референс).

Григорий Любачёв — сооснователь CRM Пачка.

Топ-10 приложений, которые не только очень помогают мне и нашей команде в работе, но и довольно современные и новаторские – предлагают по-новому взглянуть на привычные рабочие процессы и сделать их более удобными. приятными и эстетичными.

1. Airtable – очень продвинутые таблицы. Между собой мы ласково называем этот сервис “Excel на стероидах”. Позволит даже организовать простое мероприятие или собирать данные из разных источников.
2. Pitch.com – сервис выручает, когда надо быстро создать красивую презентацию с гифками и произвести впечатление на демонстрациях и переговорах.
3. mmhmm – продвинутый и эстетичный сервис для демонстрации экрана. В нём также есть маски для видеосозвонов – помогают, когда не получилось найти удачный фон.
4. Whereby – открытая к гостевым пользователям и удобная платформа для созвонов всей командой. Она позволяет вежливо взаимодействовать со спикером, не перебивая его. Презентации, демонстрации, брейнстормы – всё проводим там.
5. Notion – многорукий и многоликий сервис для создания общей базы знаний и наглядного описания целей. Notion умеет визуализировать практически всё, что касается структурированной информации.
6. Craft.do – по сути, это как Notion, но очень нативный, понятный. Отлично подходит для личных заметок, списка дел и базы знаний. Единственный нюанс – это сервис только для маков и макбуков.
7. Spotify – да-да, важный инструмент для создания рабочей атмосферы с помощью персональных плейлистов и тематических подборок. Экономит массу времени на сбор плейлиста тем, кто предпочитает работать под музыку.
8. Пачка – наш продукт, где мы ведём всё общение, продажи и управление разными проектами. По сути, это CRM со встроенным лаконичным мессенджером, таск-менеджером и всякими другими полезными автоматизациями, упрощающими работу.
9. Dropbox Paper – наиболее удобный сервис для совместной работы с текстовыми документами. Мы перепробовали много разных вариантов, и это, на наш взгляд, пока самый совершенный, когда дело касается коллективного творчества.
10. Турбоскан – лёгкий мобильный сканер для любых повседневных документов, превращает работу с документами из ада в обычный рабочий процесс.

Егор Петренко, исполнительный директор IT-компании “Миллениум”.

Не пользоваться инструментами, которые делают работу проще и эффективнее, считаю преступлением. Я и моя команда активно тестим и внедряем приложения, чтобы планировать свое время с точностью до секунды. В списке – мой личный ТОП.

Trello. Легкий, эффективный планировщик для управления проектами. Функционал строится на принципе работы с канбан-досками. В данном приложении это мини-карточки разного цвета, каждая из них – отдельная задача или проект, которому присваивается исполнитель, обозначаются сроки выполнения. По мере выполнения работы, карточки можно передвигать по столбцам: “выполнено”, “на проверку”, ”в работе”, “на контроле” и т.д. Возможно комментировать текущие задачи, вставлять ссылки, прикреплять файлы определенного размера.

Программа удобна для работы в маленьких или средних командах.

Dropbox. Одно из самых популярных файловых хранилищ. Мы часто выполняем работу небольшими группами, думаем над медиа-контентом компании, выбираем подходящие фото или видео. Очень удобно использовать, находясь вне поля зрения друг друга. то есть, во время удаленки. Файлы синхронизируется, мы не боимся потерять информацию. Даже какой-то объем памяти предлагается бесплатно. При необходимости можно купить дополнительное место для хранения.

Google Docs. Еще одно бесплатное приложение, представляющее из себя онлайн-офис. Незаменимый инструмент для работы над общими задачами в любой компании. Это могут быть таблицы или обычные документы. Информация сохраняется на сервисе, доступ к которому имеют любые компьютеры, оборудованные интернет-соединением.

TeamViewer. Весьма популярный и востребованный инструмент, особенно в период пандемии. Можно провести аналог с длинной рукой из дома до офиса и обратно. Программа позволяет сотрудникам управлять компьютером на расстоянии при наличии интернета.

Zoom. Едва ли не половину рабочего времени приходится проводить именно здесь, потому что часть команды по-прежнему находится на удаленке, иного (более удобного) варианта вести рабочие беседы, на мой взгляд, просто нет. Это не обязательно встречи лицом к лицу через экран. Периодически я собираю “летучки”, на которых мы с руководителями отделов обсуждаем планы на день, анализируем проделанную работу, рассуждаем о перспективах готовящихся проектов и т.д.

Из преимуществ программы – можно обмениваться различными файлами или вести чат прямо во время общения онлайн.

Focus Keeper. Приложение-трекер, основанное на принципе “метод-помидора”. Позволяет работать над короткими задачами, но весьма эффективными методами. Помогает держать производительность на стабильно-высоком уровне, в то же время защищая

CrocoTime. Одна из самых лояльных программ контроля сотрудников. Дружественный интерфейс, понятный незагруженный функционал, разделение рабочего времени на продуктивное и непродуктивное. Возможность подключения интеграции с IP-телефонией, что очень удобно. Инструмент буквально развязывает руки руководителю, освобождая от личного контроля, и открывает глаза, предоставляя фотографию рабочего дня сотрудников. Подробная статистика показывает, кто работает, а кто занимается посторонними делами, и главное – сколько и как часто. Все это происходит в фоновом режиме, без видеоконтроля, аудио-слежки и кейлоггера. Личное пространство не нарушается, тайна переписки сохраняется.

OneNote. Обычная цифровая книжка с иерархической организацией записей, которая понравится каждому, кто не привык печатать на клавиатуре, а привык к старым добрым бумажным органайзерам.

Slack. Очень удобный мессенджер для корпоративного общения. Намного лучше того же самого Skype. Плюс в том, что имеются интеграции с большим количеством используемых командой сервисов. Мы используем внутри компании, есть мобильное приложение, оно совсем не тяжелое и очень удобное.

Google-календарь. Думал, без чего же не обходится ни один мой рабочий день. И вот. Один из самых простых и надежных планировщиков с удобным долгосрочным планированием и напоминаниями. То, что должно быть всегда под рукой предпринимателя.

Евгений Черток, руководитель отдела ИТ разработчика программного обеспечения компании «Рексофт».

Как и у многих, мои первоочередные рабочие приложения для OS Windows, которые я первым делом ставлю на все свои рабочие компьютерные устройства и с которыми потом работаю ежедневно. Без них я не обхожусь ни дома, ни на работе.

1) Офис. Как правило, это – Microsoft Office 365, лицензированный и дома, и на работе. Иногда на других компьютерах я ставлю или пользуюсь бесплатными LibreOffice или OnlyOffice, для большинства задач создания и оформления документов их достаточно. Но всё-таки привычный продукт Microsoft – это must have.

2) Интернет-браузер Mozilla Firefox.  Быстрый, приватный и надёжный браузер. Не люблю Chrome, терпимо отношусь к новому MS Edge. Но всё-таки мой основной и рабочий инструмент – Firefox. Главное окно в мир. Есть весь мир, есть я, между нами – Firefox.

3) Far Manager . Основное средство управления файлами на компьютере. Сетевой доступ, редактирование любых файлов, административные задачи. С помощью плагинов может делать очень многое. Постоянно работаю с командной строкой, коммандер – незаменимая вещь для этого.

4) Мессенджер Telegram. Канал онлайн-общения со знакомыми, родственниками и коллегами. Передача файлов, обмен новостями и информацией. Оперативный способ задать вопрос или переслать фотографию. На мой взгляд, стало уже хорошим тоном не звонить и отвлекать человека, а вначале обменяться мнениями в телеграме. Также использую приложение для звонков в формате видео в другие города и страны. Практически не пользуюсь новостными и тематическими каналами, слишком много времени отнимают. Отдельно в этом ряду стоит закрытый корпоративный телеграм-канал для сотрудников «Рексофт» для оперативной коммуникации со всей командой.

5) Архиватор 7zip. “Храните файлы в архивированном виде!” Распаковывает практически все форматы. Упаковывает. Что ещё надо? Пользуюсь, кстати, всегда в командной строке как для ручной упаковки, так и в многочисленных командных файлах.

6) Почтовый редактор Mozilla Thunderbird. Да, в «Рексофт» есть свой корпоративный почтовый клиент, но дома и на работе для всех неслужебных почтовых ящиков использую Thunderbird. Выполняет любые операции с почтой, календарём, расширяется плагинами.

7) Просмотр картинок Faststone. Очень компактный, быстрый и мощный «вьювер» картинок любых растровых форматов. Простой фоторедактор. Выполняет любые штучные и массовые операции с изображениями.

8) Просмотр PDF Foxit Reader. Альтернатива Acrobat для просмотра документов и книг в PDF.

9) Видеочат ZOOM. Стал за последний год основным средством онлайн-встреч, обсуждений, корпоративных и внеслужебных митингов.

10) Всевозможные небольшие, но повседневно используемые бесплатные утилиты. Здесь трудно выделить что-то одно: Punto Switcher (автоматическое переключение раскладки клавиатуры), Keepass (менеджер паролей), GreenShot (умелое снятие скриншотов экрана), Avast (антивирус), Veeam Agent (резервное копирование компьютера и файлов), PDF24 (обработка и преобразование PDF), AIMP (музыкальный плеер), Daum PotPlayer (видеоплеер), WinBar (монитор системных ресурсов).

Любовь Лялина, коммерческий директор РА РИНГ МЕДИА.

1. Outlook – в нем вся переписка с клиентами, все договорённости, история отношений.
2. WhatsApp – все можно быстро уточнить и согласовать. Особенно удобно с людьми, до которых сложно дозвониться: они отвечают когда у них есть время. Часть совещаний с клиентом проходит в этой программе.
3. Excel – удобно вести сводные таблицы и получать элементарные аналитические данные.
4. OneNote – сохраняю идеи для последующей разработки. Освободилась от множества листочков.
5. Word – для официальной переписки.
6. 1C – бухгалтерский учет.
7. Ножницы – очень удобно вставлять фото части экрана в переписку, не надо долго объяснять.
8. Google карты – для наглядного отображения точек предложения на карте.
9. Adobe Photoshop – для редактирования фото.
10. Microsoft Edge – удобно все искать в интернете. Легко можно заменить на альтернативу, но привыкла работать в этом приложении.

Дмитрий Малыгин, руководитель отдела аналитики компании ООО “РесурсТранс”.

1. Jupyter Notebook – текстовый редактор для создания программ и анализа данных на языке программирования Python. Это глаза и руки большинства аналитиков мира, основной инструмент работы. Программа подходит для широкого круга задач: от “посмотреть содержание таблиц в базе данных” до “создать аналитическую платформу компании” или “создать искусственный интеллект для взаимодействия с клиентом”.
2. PostgreSQL – свободно распространяемое приложение для создания базы данных. Без создания базы данных не может быть никакой аналитики, т.к. каждый раз собирать данные из разных источников, стандартизировать их и затем анализировать было бы очень долго.
3. Microsoft Power BI – online-платформа для создания отчетов на основании информации из базы данных компании. С помощью платформы демонстрируем результаты аналитики в виде отчетов, на основании которых менеджмент компании принимает управленческие решения.
4. 1С бухгалтерия – самая распространенная в России бухгалтерская программа. Хранит большую часть первичных данных компании. Данные из программы регулярно выгружаются в базу данных, где в дальнейшем используются для аналитики.
5. YouTrack – баг-трэкер. Программа используется для постановки и контроля задач, для фиксирования ошибок программ и отслеживания их исправления. В нашей компании на количество задач, выполненных в этом баг-трэкере, привязан KPI, а за ним и премия IT-сотрудника.
6. MS Excel (https://www.microsoft.com/ru-ru/microsoft-365/excel) – программа MS Office для работы с табличными данными. Подходит для экспресс-аналитики и демонстрации результатов (небольшие отчеты).
7. MS Word (https://www.microsoft.com/ru-ru/microsoft-365/word) – программа MS Office для работы с текстовыми документами. Большая часть документов, в том числе предназначенная для печами, составляется в этой программе: от заявления на отпуск до документов для участия в тендере.
8. MS Outlook – программа для управления корпоративной почтой. Через программу отправляем/получаем письма, назначаем встречи, контролируем назначенные встречи по встроенному календарю и т.д.
9. Zoom – программа для проведения как индивидуальных видео-звонков, так и групповых видео-конференций. Программа полностью заменяет совещания в переговорных комнатах: все сотрудники друг-друга видят, могут обмениваться презентационными материалами и демонстрировать свои наработки.
10. Telegram – мессенджер с web-приложением. Используется как для индивидуального общения сотрудников между собой, так и для группового обсуждения, оперативного выявления и решения срочных вопросов.

Дмитрий Просяник, IT-специалист, архитектор ПО.

В организации и тестировании любого проекта, особенно в сфере IT очень важно поддерживать быструю связь и взаимодействие между членами команды, которые зачастую могут находиться в разных краях планеты.

Также этот аспект приобрел особую вынужденную популярность во время пандемии.

Поэтому в условиях ограниченного бюджета и молодых команд рекомендую использовать следующие приложения.

1. Jira / Trello – постановка задач и управление проектами
2. Teams / Slack – коммуникация
3. Skype / Zoom – видеоконференции
4. Confluence – хранилище знаний команды.
5. Google Documents / ownCloud / Nextcloud – инструменты для одновременной работы над документами.
6. Office 365 / FreeOffice – офисные пакеты: куда без них
7. Microsoft Outlook – не столько почта, сколько календарь с возможностью планировать и синхронизировать события между членами команды
8. LucidChart / Draw.io – разработка схем и диаграмм
9. Figma – разработка дизайна (аналог Sketch)
10. Github / Gitlab – в современном мире где в каждой компании необходимо программирование необходимо пространство для хранения кода и организации совместной работы программистов